Brief projektowy – jak go wypełnić i dlaczego jest tak ważny?

Brief to bardzo istotny dokument, który towarzyszy większości współprac z agencjami kreatywnymi i freelancerami. To od niego w dużej mierze zależy, czy współpraca ta będzie udana i czy obie strony będą zadowolone z jej przebiegu. Właściwie wypełniony brief projektowy pozwoli jak najbardziej zminimalizować ilość nietrafionych rozwiązań, a także przyspieszy cały proces realizacji projektu. W bezpośredni sposób przełoży się to na uzyskany efekt końcowy. W skrócie – brief pozwala wszystkim zaoszczędzić czas, pieniądze i sporo nerwów.

Jak przygotować dobry brief projektowy?

Jeśli w briefie dokładnie określisz swoje wymagania, znacznie ułatwisz pracę osobom, które będą realizowały projekt, a także sam odniesiesz mnóstwo korzyści. Chodzi przecież o sukces Twojej firmy! Na podstawie dobrze przygotowanego briefu można wspólnie obrać najlepszą strategię działania i nie tracić czasu na wątpliwą metodę prób i błędów. Dzięki temu ustrzeżesz się także ciągłych telefonów i wiadomości z pytaniami odnośnie projektu- wszystko będzie przecież zawarte w dokumencie. Warto przygotować go sumiennie, bo to właśnie brief będzie towarzyszył agencji przez cały czas współpracy z Tobą.

Brief powinien być jak najbardziej czytelny i klarowny, a przy tym szczegółowy. Przekazuje całą istotę projektu i porządkuje informacje na temat Twojej firmy oraz działań, których oczekujesz od agencji. Pamiętaj także, że brief projektowy to formalny dokument, który stanowi zabezpieczenie dla Ciebie jako klienta. Gdyby agencja nie zastosowała się do wcześniej uzgodnionych założeń, masz prawo do złożenia reklamacji, a brief będzie jej podstawą.

Ktoś mógłby jednak pomyśleć, że skoro zleca projekt agencji kreatywnej, to specjaliści powinni sami określić najlepszy sposób działania. Warto pamiętać, że każdy ma inny gust i wizję, a pracownicy agencji nie potrafią czytać w myślach. Oczywiście chętnie posłużą radą i podsuną optymalne rozwiązania. Aby jednak tak było muszą wiedzieć, jaki kierunek obrać i czego dokładnie oczekuje klient.

Jakie informacje powinny znaleźć się w briefie?

Przygotowywanie briefu projektowego wcale nie musi być czasochłonnym, żmudnym i nudnym zajęciem. Wręcz przeciwnie – pozwoli Ci zastanowić się nad własną firmą, jej dotychczasowymi osiągnięciami i planowanym działaniem. Wielu przedsiębiorców było zaskoczonych, kiedy podczas wypełniania briefu lepiej zrozumiało niektóre aspekty swojej działalności i spojrzało na nią z nowej, świeżej perspektywy. Kiedy wypełniasz brief, staraj się być jak najbardziej obiektywny. Skonsultuj się z innymi członkami Twojego zespołu oraz osobami, które dobrze znają Ciebie i Twoją firmę. Gdy już stworzysz brief, możesz zapytać osobę postronną, czy jest on czytelny i zrozumiały.

Jakiego typu informacje powinny znaleźć się w sumiennie wypełnionym briefie? 

Oczywiście każda firma jest inna i nie ma jednego, uniwersalnego wzorca. Jednak najważniejsze i najbardziej przydatne wiadomości to te, które dotyczą:

  • profilu Twojej działalności- jej misji, filozofii, historii, obecnych i przyszłych założeń;
  • branży, w której działasz;
  • Twoich produktów i usług- czym się wyróżniają, dlaczego są wyjątkowe, jak mają być postrzegane przez klientów;
  • grupy odbiorców Twojego produktu- ich opisu demograficznego i psychograficznego;
  • harmonogramu działań i terminów;
  • budżetu, który masz do dyspozycji;
  • dokładnego wykorzystania planowanego projektu i oczekiwań odnośnie jego funkcjonalności;
  • Twoich wymagań dotyczących aspektów wizualnych projektu;
  • Twojej konkurencji;
  • dodatkowych szczegółów, które chcesz przekazać agencji.

To podstawowe informacje, które zazwyczaj znajdują się w briefie. Bez obaw możesz jednak poinformować agencję o innych kwestiach, które uważasz za istotne z punktu widzenia planowanego projektu. Dokładnie sprecyzuj swoje oczekiwania. Na przykład, kiedy opisujesz wizualne aspekty projektu, podaj konkretne przykłady rozwiązań, które Ci się podobają oraz tych, które zdecydowanie nie przypadły Ci do gustu. Wyjaśnij, dlaczego tak jest. Jeśli pozwolisz pracownikom agencji wniknąć w Twój sposób myślenia, wtedy istnieje znacznie większa szansa na powodzenie całego przedsięwzięcia.

Zamiast więc traktować brief projektowy jako dodatkowy, zbędny druczek do wypełnienia, jak najlepiej skorzystaj z okazji, aby przekazać swoje oczekiwania odnośnie współpracy. Efekty z pewnością warte są tego niewielkiego poświęcenia. Sam przekonasz się, że brief to coś więcej niż zwykła formalność!


Skąd wziąć politykę prywatności do umieszczenia na stronie?

RODO obowiązuje od 25 maja 2018 roku i od tego czasu dane strukturalne, obecne w bazach, i te niestrukturalne, rozsiane po całej masie nośników od poczty internetowej, po dyski i urządzenia mobilne, na których odkładane są też dane osobowe, są pod ścisłą kontrolą. Do tej kontroli obowiązana jest każda firma i każdy podmiot, który ma kontakt z danymi. A te są przetwarzane niemal bez przerwy – umowy, mailing, rejestr pacjentów, sporządzanie aktów notarialnych i wiele więcej.

Czym jest RODO?

Unijne Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, zwane też GDPR od angielskiego określenia General Data Protection Regulation. Warto podkreślić, że jest to elastyczny model ochrony danych, a nie ścisły zbiór przepisów. Nakłada on na wszystkich administratorów danych pewne obowiązki m.in.:

  • analizę ryzyka i skonstruowanie systemów IT pod potrzeby ochrony danych;
  • odpowiedzialność za przetwarzane dane;
  • konieczność zgłaszania naruszeń;
  • ograniczenia w profilowaniu klienta;
  • rozszerzenie formuły zgody na przetwarzanie danych;
  • obowiązek informacyjny;

O czym należy poinformować?

Znane muszą być tożsamość i dane kontaktowe administratora. Niezbędne jest przekazanie informacji na temat tego w jakim zakresie przetwarzane są dane i w jakim celu są zbierane. Należy podać czas przetwarzania oraz przewidywanych odbiorców danych. Istotne jest również zamieszczenie informacji na temat tego, czy istnieje obowiązek lub dobrowolność podania danych. Jeszcze ważniejsze jest poinformowanie odbiorców o katalogu ich praw. Należą do nich:

  • prawo dostępu do treści danych i ich poprawiania;
  • prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO);
  • prawo usunięcia danych;
  • prawo ograniczenia zgody lub jej cofnięcia;
  • prawo do przenoszenia danych;

Wszystko to znajduje się z reguły w dokumencie zwanym polityką prywatności.

Polityka prywatności z reguły, ale nie zawsze

Posiadanie jej nie wynika z żadnych obowiązujących przepisów prawa. Ułatwia ona jedynie spełnienie obowiązków informacyjnych płynących z prawa telekomunikacyjnego oraz Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z 10 maja 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 1000).

 Można oczywiście informować w inny sposób, w kilku miejscach na stronie internetowej, ale dzięki polityce prywatności wszystko czytelnie zebrane jest w jedną spójną całość. Najlepiej umieszczać politykę w stopce lub bezpośrednio pod formularzami zbierającymi dane, które podlegają ochronie.

Polityka prywatności – skąd pobrać wzór?

Gdzie szukać? Na początek uwaga. Nie istnieje jeden uniwersalny wzór. Inaczej będzie brzmiała polityka prywatności dla newsletterów, a inaczej dla formularza kontaktowego. Dlatego pomysł aby łączyć ją z ciasteczkami nie jest najlepszy. Podobnie jak zwykłe kopiowanie z innej witryny, bez przeanalizowania treści. Wróćmy do pytania – skąd pobrać wzory polityki prywatności? 

Doskonały wzór dla brzmienia polityki prywatności w sklepach internetowych zainteresowani znajdą na stronie poradnikprzedsiebiorcy.pl. Do pobrania w wersji pdf lub docx do wyboru.

Jak napisać politykę prywatności dowiemy się na stronie bezpieczniwbiznesie.pl. W tym miejscu można również pobrać gotowy wzór na stronę www, a serwis dodatkowo obszernie i profesjonalnie wyjaśni nam wszystkie niuanse związane z tematem.

Stosowny szablon znajdziemy na stronie gdpr.pl, a dodatkowo dowiemy się z tzw. pierwszej ręki o wszystkim co związane z RODO i ochroną danych. Witryna dysponuje nie tylko bazą wiedzy, ale też szkoleń w omawianym w tym artykule zakresie.

Wzór zgodny z przepisami i łatwy do personalizacji według konkretnych potrzeb dostarczy nam też strona lexdigital.pl. Firma, która jest jej właścicielem zajmuje się wdrażaniem i zarządzaniem systemami Ochrony Danych Osobowych. To gwarancja najlepszych wzorców, tym bardziej, że firma wdrożyła u siebie certyfikaty zarządzania jakością (PN-EN ISO/IEC 9001:2015) oraz system zarządzania bezpieczeństwem informacji (PN-EN ISO/IEC 27001:2017).

Politykę prywatności można również napisać samemu, pamiętając o wszystkich istotnych elementach, które powinny się w niej znaleźć i zostały wymienione w niniejszym artykule. Można to również zlecić profesjonalnej firmie.